Une migration CRM dans un cabinet de courtage ne se valide pas au nombre de contacts importés. Il faut aussi retrouver les contrats, les pièces utiles, les échéances, les responsables et les prochaines actions. Cette fiche propose une recette de reprise : les vérifications à effectuer avant d’autoriser l’équipe à travailler dans le nouvel outil.
Elle complète notre comparatif des CRM pour courtiers en assurance. Il ne s’agit ni d’un test d’éditeur ni d’une garantie de conformité : adaptez les contrôles à votre organisation et aux engagements de vos prestataires.
Définir ce qui doit suivre le dossier client
Avant l’export, faites décrire un dossier représentatif par un gestionnaire. Une fiche client seule peut sembler correcte alors que sa relance, son devis ou le document justifiant une décision restent dans l’ancien logiciel. Distinguez les données à reprendre dans l’outil actif, les archives à conserver selon vos règles et les données à ne plus conserver.
- Identité : quelle référence relie le client, ses établissements et ses interlocuteurs ?
- Affaires : quels liens doivent subsister entre demande, devis, contrat et pièces ?
- Suivi : qui reprend chaque tâche, avec quelle échéance et quel statut ?
- Accès : qui peut consulter, modifier ou exporter les informations après la reprise ?
Ne transmettez pas une copie complète des dossiers à un service de test non autorisé. Commencez avec des données fictives ; l’utilisation ultérieure de données réelles doit être cadrée avec les personnes habilitées et les prestataires concernés.
Migration CRM courtier : une grille de recette exploitable
La grille ci-dessous est une proposition de la rédaction. Pour chaque ligne, consignez le résultat attendu, le résultat observé, la preuve, le responsable de correction et la décision. Un simple total d’enregistrements ne prouve pas que leurs relations ont été conservées.
| Test | Résultat attendu | Motif d’arrêt |
|---|---|---|
| Client avec deux contrats | Chaque contrat reste rattaché au bon client et à ses pièces | Pièce ou contrat attribué à un tiers |
| Relance à échéance proche | Date, responsable et statut conservés | Tâche perdue ou date modifiée |
| Deux fiches ressemblantes | Ambiguïté présentée pour décision humaine | Fusion automatique non validée |
| Compte aux droits restreints | Accès limité au périmètre autorisé | Export ou consultation injustifiés |
| Import interrompu | Rejet visible et reprise sans création en double | Erreur silencieuse ou duplication |
Exemple fictif : une relance passe du vendredi au lundi après conversion d’un champ de date. Le volume importé est exact, mais l’action n’a plus la bonne échéance. Le responsable métier doit faire corriger la règle puis rejouer le test, pas seulement modifier cette fiche à la main.
Organiser la bascule et une reprise manuelle
- Nommer un décideur : qui accepte les écarts résiduels, et lesquels interdisent le démarrage ?
- Prévoir une fenêtre de bascule : indiquez où seront saisies les demandes reçues pendant l’opération.
- Limiter les écritures simultanées : décidez quel outil fait foi à chaque étape et comment intégrer les changements intervenus depuis le premier export.
- Contrôler les dossiers prioritaires : échéances proches, affaires en cours et transmissions entre collègues.
- Préparer le retour à la procédure précédente : conditions, responsable, traitement des nouvelles saisies et information de l’équipe.
Si le changement concerne aussi des connexions automatiques, utilisez le dossier comparateur, CRM et gestion : limiter les doubles saisies pour définir les données de référence et les reprises d’erreur.
Prévoir la réversibilité avant de fermer l’ancien CRM
La CNIL recommande de préciser contractuellement les responsabilités, la sécurité, ainsi que les conditions de restitution et de destruction des données en fin de prestation. Elle invite aussi à vérifier les garanties effectives du sous-traitant. Voir sa fiche Sécurité : gérer la sous-traitance, publiée le 14 mars 2024.
Demandez concrètement les formats disponibles, le traitement des pièces jointes, l’assistance à la sortie et les coûts prévus. Testez la lisibilité d’un export. Ne fermez pas l’ancien accès avant validation de la reprise et organisation des archives nécessaires ; ne prolongez pas non plus leur conservation sans justification. Faites préciser les modalités de suppression, y compris le traitement des copies de sauvegarde, avec votre référent compétent.
Faut-il tout importer dans le nouveau logiciel ?
Pas nécessairement. Le périmètre actif, l’archivage et les règles de conservation doivent être décidés avant l’import. Une migration n’autorise pas à conserver indéfiniment des données devenues inutiles.
Votre prochaine étape : ajoutez ces tests à votre cahier de choix, puis revenez au guide CRM courtier avec les résultats et limites réellement démontrés.
Fiche pratique publiée le 12 septembre 2026. Méthode proposée par la rédaction ; aucun gain mesuré ni nouveau test d’éditeur revendiqué.
